Norma ISO 14641-1
Asegura la integridad, la perennidad y la seguridad de los documentos de archivo
Asegura la integridad, la perennidad y la seguridad de los documentos de archivo
El archivo electrónico con valor probatorio representa un nuevo reto para todas las instituciones: asegurar el valor legal de los documentos electrónicos de la misma forma que los documentos papel. La norma ISO 14641-1 define un conjunto de especificaciones ISO (International Organization for Standardization) concernientes a las medidas técnicas y organizativas a implementar para el registro, almacenamiento y restitución de documentos electrónicos con el fin de asegurar su conservación, integridad y perennidad. Cumple la norma e implementa con la solución de archivo electrónico EverSuite Compliance.
Las mismas obligaciones legales para los archivos papel y electrónicos
La legislación relacionada con las obligaciones legales del archivo y de su trazabilidad no distingue los archivos papel de los archivos electrónicos. Los riesgos vinculados a la no conservación de originales son los mismos sin importar el soporte del documento original. Una reproducción de la información contenida en un fichero sobre un soporte papel o sobre un soporte micrográfico no remplaza el documento electrónico original y no da un valor legal al documento impreso.
El documento original sobre un soporte papel permite prever fácilmente la conservación durante varias décadas sin muchas dificultades bajo la condición de utilizar una buena calidad de papel, tinta, y procedimientos de conservación controlados.
¿Qué pasa con los ficheros creados electrónicamente sometidos a evoluciones tecnológicas teniendo los mismos requerimientos legales de conservación?
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