EL AYUNTAMIENTO DE CÓRDOBA REALIZA LA GESTIÓN INTEGRAL DE SU ARCHIVO MUNICIPAL CON FLORA-ARCHIV DE EVER TEAM

Madrid, octubre de 2012. El Archivo Municipal de Córdoba conserva su Patrimonio Documental desde el año 1241 incluye su fondo histórico así como la documentación más reciente de tipo administrativa. Documentos antiguos y modernos, escritos sobre pergaminos o papel, manuscritos, mecanografiados o legibles por ordenador, en fotografía o vídeo, todos ellos coexisten en el Archivo, depositario, en última instancia, de la Historia de la Ciudad.


Cliente de EVER TEAM desde el año 2005, el Ayuntamiento dentro del marco de evolución tecnológica según su Plan Estratégico, renueva su confianza evolucionando a FLORA-Archiv para la Gestión Documental del Archivo Municipal.

FLORA-Archiv sistema 100% web desarrollado en  Java  aporta  la cobertura funcional archivística con una infraestructura tecnológica abierta cumpliendo las especificaciones J2EE, posibilita la integración con otros sistemas de información. FLORA el Sistema totalmente Web ofrece nuevas posibilidades a los profesionales de archivo, gestores, investigadores y usuarios finales. Sencillo en su utilización y mantenimiento, necesita únicamente un navegador en el puesto de trabajo.

FLORA-Archiv gestiona en el Ayuntamiento de Córdoba más de 170.000 unidades documentales norma ISAD (G), órganos productores norma ISAAR, cuadro de fondos, gestión de tablas de autoridades, préstamo y consulta en sala.

El Patrimonio Documental del Ayuntamiento de Córdoba dispone de un amplio activo digital de documentación histórica que será próximamente accesible por Internet y compartido con todo el mundo.

En palabras del  Alcalde de Córdoba D. José Antonio Nieto Ballesteros

“A lo largo de la historia, Córdoba se ha mostrado como una ciudad acogedora y hospitalaria, símbolo de unión entre culturas. Una realidad presente en la vida cotidiana de nuestra ciudad y que, gracias a las nuevas tecnologías, tenemos la oportunidad de compartir con todo el mundo.”

GESTIÓN DOCUMENTAL CON EVERSUITE FONCIÈRE DES RÉGIONS

EVER TEAM, primer editor europeo de soluciones integradas para la gestión de contenidos empresariales (ECM), anuncia la firma de un nuevo contrato de gran importancia con Foncière des Régions, promotor inmobiliario de oficinas con más de 9 mil millones de activos.

 

Necesidad de un repositorio documental centralizado

En el marco de sus actividades, Foncière des Régions produce y maneja a diario un gran número de documentos (contratos de arrendamiento, avisos de vencimiento, informes, facturas, fotos...) que es esencial conservar y encontrar rápidamente para llevar a cabo las operaciones de gestión, además de la sesión de activos inmobiliarios. Estos documentos son actualmente gestionados por un cierto número de aplicaciones internas y externas, así como en archivos papel custodiados por terceros.

En este contexto, Foncière des Régions decidió dotarse de una solución unificada integrada de funcionalidades de gestión documental, workflow y archivo, con el objetivo de implantar un repositorio documental centralizado y organizado simplificando el acceso a los documentos y a la gestión de Data Rooms.

EVER TEAM ha sido elegido por la riqueza funcional de la solución EverSuite Gestión documental, Workflow, Archivo externalizado y su amplia experiencia en la problemática del sector inmobiliario.

Foncière des Régions lanzó una licitación para estudiar las diferentes ofertas del mercado. EVER TEAM fue seleccionado por su capacidad en satisfacer las necesidades esperadas con una solución única, integrando la adecuada gestión de intercambio con archivos de terceros y la constitución de los Data Rooms, la recopilación de todos los documentos jurídicos, fiscales, contables y financieros de una compañía inmobiliaria o de activos a disposición de los potenciales compradores y de sus asesores para realizar la auditoría de la compra.

Más allá de los aspectos puramente funcionales relacionados con la solución de EVER TEAM, la elección de este editor se justifica también por su amplio conocimiento en problemáticas profesionales del sector inmobiliario.

Caso de estudio de gestión de expedientes de siniestros con la Mutua de Seguros L'Auxiliaire.

L'Auxiliaire Mutua de Seguros de Profesionales de la Construcción y Obras Públicas desmaterializa sus expedientes de siniestros con la solución EverSuite Case Management de EVER TEAM

L’Auxiliaire quiso implantar una aplicación de GED y de workflow integrada en la herramienta de trabajo AS400 para desmaterializar el proceso de los expedientes de siniestros, con el objetivo de reducir el pesado trabajo del departamento de archivos.

De hecho, para cada documento entrante (papel, correo electrónico o fax), el departamento de Archivos localizaba el expediente papel del siniestro para llevarlo a la oficina del gestor. La manipulación física de los expedientes de los archiveros representaba cerca de 102.000 movimientos de entradas / salidas al año. Por ello, la Dirección de l'Auxiliaire, decidió poner en marcha el proyecto OASIS (Organización de los Archivos Siniestros) para desmaterializar el tratamiento de los expedientes de siniestros.

Para acompañarle en esta implantación de EverSuite, l'Auxiliaire escogió al integrador SWORD, partner de EVER TEAM. La implantación de la aplicación EverSuite llevo menos de seis meses. Esta primera implantación afectaba a los archiveros y los 40 gestores de las tres entidades del departamento de siniestros: daños-tratados, daños de bienes y de construcción.

• EverSuite permitió automatizar el ciclo de vida completo del expediente del siniestro, comprendiendo esencialmente la Digitalización diaria por lotes de documentos de siniestros e indexación. Asignación automática de los documentos digitalizados en la bandeja de tareas y activación de los workflow de validación de las normas, transferencia de expedientes para cada gestor con indicadores de prioridad. Integración automática de e-mails. Creación automática del expediente electrónico de siniestros y Plan de Clasificación automática.

Pascale Missonnier, Directora de la Organización de l'Auxillaire "El uso de las herramientas de EVER TEAM nos ha permitido replantear nuestro modo de gestión de documentos y aumentar nuestra productividad ofreciendo al mismo tiempo a nuestros clientes, una mayor calidad de servicio con respuestas instantáneas. La fortaleza funcional de la solución de EVER TEAM a través de interfaces simples y su integración con nuestro AS400 son puntos claves que han facilitado la implantación de nuestro nuevo sistema de gestión de documentos. Ahora, podremos proseguir con el despliegue de EverSuite con los departamentos comerciales con los contratos y los proyectos".

Nota de prensa

Descárguese el caso de estudio (en francés) en formato PDF